近年では、残業時間を減らしたり有給休暇取得率100%を目指す『働き方改革』を推進する企業が増えています。

そのうえで最も大切なのが、業務での時間管理です。

なぜ時間管理が重要かと言いますと、『働き方改』によって今までより減った就業時間を埋めるためには、さらなる業務の効率化をし就業時間内に業務を終わらる必要があるからです。

時間管理の目的は仕事量を把握し計画を立てその計画通りに仕事を遂行していくことで就業時間内に仕事を終わらせることです。

時間管理は仕事の『優先順位』を決め、順序立てて仕事をこなしていくことがカギになります。

優先順位の決め方は、仕事を大・中・小に区別することです。

10分以内に終わる仕事を『小』、10分~30分程で終わる仕事を『中』、30以上かかってしまう仕事を『大』と区別します。

区別した仕事の順序は『小』→『大』→『中』の順で行っていくことをおすすめします。

『大』の仕事を1番初めにしてしまうと思いのほか時間がかかってしまった場合、『中』『小』をさばききれずに仕事の個数が多く残った状態になってしまいます。

また、『小』の仕事は10分以内に終わる簡単な業務ですので、初めに個数を減らしておくことが大切です。

また、昼食や休憩の時間なども考慮し『小』の仕事を間に組み込むことで効率が格段に上がります。

一つ一つの業務をしていくうえで、何時何分までにこの仕事を終わらせるなどの目標時間を定めておくことがもっとも重要です。

『中』の仕事を最後にする理由は、時間がかかる『大』の仕事を終わらせたことにより、心にもゆとりが生まれミスを防げるからです。

進捗状況を確認しながら業務をしていくことで、時間管理が上手になり残業を防ぐことが可能です。